Weekly Pick  실리콘 밸리를 통해 배우는 '스마트 워크'
Remote Work  새로운 업무 체제를 성공적으로 안착시킨 업무 툴 : 협업툴
Collaboration Tool Landscape  우리 기업에 맞는 스마트워크 협업툴 찾기 
Deep Work  딥워크(Deep Work)를 위한 문서화
Service of the Week  생산성 향상을 위한 툴, Click Up

실리콘 밸리를 통해 배우는 '스마트 워크'
포스트 코로나의 전망이 연일 터져 나오며 '뉴노멀' 시대를 예측하고 있다. 이에 의료체계, 생활방식, 도시 기능 재편 등 다양한 측면의 변화가 시작되었고 기업에서도 스마트워크, 유연 근무제, 원격 근무 도입을 결정하며 업무 체계의 변화를 시작하고 있다. 

그러나 실리콘밸리에서는 약 10년 전부터 이 변화를 시작했다. 현재 실리콘밸리는 특별한 위계도 없고 획일화 된 규제도 없다. 어떤 사람은 11시에 출근해 3시에 퇴근하기도 하고, 사무실보다 집중이 잘 되는 곳이 있다면 언제든 원격으로 근무가 가능하다. 이렇듯 유연 근무제와 원격 근무가 활발하게 이루어지고 있다. 이는 '어떻게 일하는지'가 중요하지 않은 실리콘밸리의 문화가 담긴 업무 방식이라 볼 수 있다. 오로지 '결과'만을 중심으로 업무를 평가하기 때문이다.

더 나아가 '성과' 중심의 업무 방식으로 지켜낸 다양성을 바탕으로 참신한 아이디어를 더 빠르게 실현시킬 수 있는 방식에 대해 매일 고민한다. 이를 위해 더 효율적인 커뮤니케이션과 협업 방식을 고민했고 그 결과 가장 효율적인 업무 도구 '원페이지 협업툴'을 선택했다.

'원페이지 협업툴'은 최근 아마존과 페이스북이 시작한 'Zero PPT' 운동의 취지와도 맞닿아 있다. PPT 같은 형식에 갖춘 정리가 생략되고 업무 과정 자체가 자연스럽게 녹아 있는 원페이지 협업툴은 불필요한 업무 시간을 줄일 뿐 아니라 협업의 효율까지 높인다. 또한 '원페이지 협업툴'은 모든 업무 내역을 문서화하여 비동기 커뮤니케이션을 가능하게 하고 가시성을 확보하여 컨텍스트 스위칭을 줄이면서 딥워크를 가능케 한다.

이러한 '원페이지 협업툴'이라는 도구를 이용해 '언제 어디서나' 일 할 수 있는 스마트 워크 환경을 구축하면서 자유로운 업무 체제의 변화가 가능하게 되었고 협업의 효율을 증대 시키면서 생산성도 함께 향상되고 있다.
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커뮤니케이션에 대해 탐구한 고전 연구자 월터 옹(Waler J.ong)은 저서 '구술문화와 문자문화'에서 "쓰기는 의식을 재구조화 한다"고 저술한 바 있다. 또한 르네상스의 폭발적인 성장 원인은 활자, 문서화의 발달임을 이야기 하며 기록 문화의 힘을 주장했다. 마찬가지로 현재 실리콘 밸리에서도 '원페이지 협업툴'을 이용해 모든 업무 내역을 기록함에 따라 생산성을 극대화하고 있는 사례가 많아지고 있다. 

새로운 업무 체제를 성공적으로 안착시킨 업무 툴 : 협업툴
업무 방식이 새롭게 변화함에 따라 업무 툴도 달라져야 한다. 예를 들어, 기존에는 주로 메신저를 통해 커뮤니케이션을 했지만 원격 근무에서는 화상회의 툴이 필요한 것처럼 말이다. 유연 근무제도 마찬가지다. 업무 시간의 차이가 발생하면서 즉각적인 답이 보장되는 툴보다는 비동기로 소통할 수 있는 툴이 필요하다. 이에 다수의 기업이 업무 체제 변화와 함께 새로운 업무 툴을 도입하고 있다. 주로 협업을 원활하게 하기 위한 협업툴을 도입하고 있는데 대표적으로 화상회의 솔루션인 줌(Zoom), 업무 일정 관리에 용이한 트렐로(Trello), 비동기 커뮤니케이션과 업무 내역 문서화에 최적화 된 콜라비(Collabee)가 있다.

실제로 2011년 방송통신 위원회에서 한 대기업을 대상으로 조사한 결과 스마트 워크 시 이 같은 협업툴을 사용 했을 때 업무 연결성이 기존 대비 40%가 향상 되었다고 밝혀졌다. 그 외 협업툴을 이용해 안정적으로 정착된 스마트 워크는 업무 창조성을 71% 상승시키고 업무 효율도 70% 이상 상승 시켰다는 결과가 나왔다. 그리고 현재까지도 협업툴은 비대면의 한계를 해결하고 업무 생산성 효과까지 발휘해 기업이 필수적으로 도입하고 있다. 때문에 스마트워크를 고려하고 있는 기업은 특별히 검토해볼 필요가 있다.
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새로운 업무 툴을 도입하면 초기 셋팅과 툴 사용법을 익히기 위해 많은 시간이 소요된다고 생각한다. 그러나, 현재 협업툴 시장을 선도하고 있는 툴들의 공통점은 직관적이고 사용법이 쉽다. 또한 템플릿 제공이나 기존 사례를 예시로 제공하여 이해를 돕고 있기 때문에 IT 지식이 부족한 사람도 쉽게 익힐 수 있는 구조로 설계되어 있다. 코로나19 사태 이후, 무료 지원 중인 서비스가 많으니 시범으로 이용해보길 권한다.

우리 기업에 맞는 스마트워크 협업툴 찾기
다양한 협업툴을 이용해 생산성을 향상 시키고 있는 실리콘밸리와 달리 국내는 메신저를 협업툴의 전체라고 오해하는 경우가 많다. 메신저는 실시간 커뮤니케이션을 위해 꼭 필요한 툴이지만 업무의 효율을 떨어뜨리는 원인이 되기도 한다. 실제로 직장인들은 하루 평균 45개의 메세지를 받는데 메세지를 받음으로써 깨지는 집중력은 회복까지 평균 25분이 걸린다고 한다. 실제 직장인들은 업무 시 최대의 집중력을 발휘할 수가 없는 것이다. 이로 인해, 실리콘밸리에서는 메신저보다 효율적인 업무 툴을 고민했고, 그에 맞는 협업툴을 찾았다.

그들이 도입한 협업툴은 세가지 관점으로 분류할 수 있다. 첫 번째로 목적에 따른 분류다. 예를 들어 실시간 커뮤니케이션이 목적이라면 메신저, 프로젝트 플로우를 파악하는게 목적이라면 프로젝트 관리 툴 등 목적에 따라 선택했다. 두 번째로, 협업툴 별 기능에 따라 업무적 필요성을 판단했다. 노트 테이킹 기능, 이메일 기능, 캘린더 기능 등 업무 특성에 알맞은 기능을 가진 툴을 선택했다. 다음으로 딥워크(Deep Work) 즉, 선택한 툴이 컨텍스트 스위칭을 줄이고 업무의 집중도를 높여 생산성을 향상 시킬 수 있는지에 대한 여부를 판단했다. 그리고 이 세 가지 관점으로 선택한 툴을 이용해 업무 생산성을 향상시키고 업무적 한계를 보완하고 있다. 국내 기업도 이와 같은 세 가지 기준을 통해 다양한 협업툴을 점검하고 도입하는 것이 필요하다.
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'딥워크'의 저자 칼 뉴포트는 '산만한 회사는 어떻게 만들어지는가'라는 물음에 상시 접속 문화가 가장 큰 요인이라고 답했다. 이 문화에 따라 사람들은 이메일이나 메신저를 빨리 읽고 답한다. 무엇이든 한 시간 안에 답해야 한다는 강박에도 시달린다. 이로 인해, 업무를 깊이 몰입하는 시간을 방해받게 되고 결국 생산성도 급격히 저하하게 된다. 이는 국내 대부분의 직장인들의 문제다. 새로운 업무 방식의 변화를 준비하고 있는 이 때에 산만한 업무를 최소화하고 '몰입' 즉 '딥워크'를 위한 방법도 함께 고민하는 것이 필요하다.

딥워크(Deep Work)를 위한 문서화
글로벌 시총 1위 기업인 아마존은 불필요한 업무 시간을 최소화 하여 내부 업무 생산성을 높이고 있다. 이를 위해, PPT 사용을 금지하고 노트로 기획서나 자료를 발표한다. 아마존의 대표 제프 베조스는 "내용을 정리하다 보면 회의 준비 시간이 줄어들고, 회의 시간 역시 큰 폭으로 단축되며, 같은 결론을 이전보다 빨리 낼 수 있어 궁극적으로 업무 생산성의 향상이 가능하다"고 말한다. 이처럼 '형식'보다 '핵심'에 집중된 한 장의 문서가 업무의 생산성을 높인다는 의견이 점점 커지고 있다. 이는 불필요한 정보를 걷어내고 필요한 정보의 핵심을 원페이지로 담아내는 것이 조직 내 협업 시 가장 효과적인 커뮤니케이션 방식이라는 주장과도 통한다. 실제 한 페이지를 통해 협업과 업무를 진행하면, 컨텍스트 스위칭이 줄어들고 더 깊은 사고로 업무에 집중하는 '딥워크'가 가능하다. PPT 작성을 위해 기호를 고민하고, 디자인을 고민하는 등의 부가적인 업무가 빠지고 필요한 결과물에 대한 고민이 집중되면서 더욱 높은 성과를 낼 수 있기 때문이다.
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현재 실리콘 밸리는 '딥워크'를 위해 워크 플로우를 한 눈에 파악하고 컨텍스트 스위칭을 줄이도록 설계된 '원페이지 협업툴'을 가장 선호하고 있다. '원페이지 협업툴'은 한 페이지 내에서 동료를 멘션하고, 댓글로 의견을 주고 받거나 일정을 주고 받는 컨텍스트 스위칭을 최소화할 수 있도록 설계되어 있다. 
Service Of This Week

생산성 향상을 위한 툴, Click Up
클릭업(click up)은 나이키와 구글, 에어비앤비가 선택한 '원페이지 협업툴'이다. 업무의 직종 관계없이 모든 워크플로우를 한 페이지에 담을 수 있게 설계되어 있어 다양한 기업이 선호하고 있다. 내부 직원 간의 채팅, 할 일 관리를 위한 리스트 생성, 프로젝트 관리를 위한 칸반 보드와 간트 차트, 공유 캘린더까지 모든 기능을 하나의 서비스 안에 통합하고 데이터를 연동시킨다. 때문에 개별적인 메신저나 할 일 관리 프로그램 등 별도의 서비스 구축이 필요 없다는 점이 가장 큰 장점이다. 또한, 용량의 제약(100MB)이 있지만 모든 기능을 인원수 제한 없이 무기한으로 무료 사용이 가능하다. 비용으로 인해 '원페이지 협업툴' 도입을 망설이고 있는 기업은 시범 삼아 이용하기 좋다.
Editor's comment
클릭업은 워크플로우를 위한 모든 기능을 갖춘 원페이지 협업툴이지만, 모든 업데이트 항목이 관련 주제나 업무별로 그룹핑 되지 않고 시계열적으로 쌓여 새로운 업무 이슈 파악이 어렵고, 우선순위를 구분하기 힘들다. 또한, 처음 사용하는 조직이 초기 셋팅과 사용법을 인지하기 어렵다는 단점이 있다. 시범 사용을 계획하고 있는 기업은 온보딩을 위해 소요되는 시간까지 계획하길 바란다.