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11월 15일, 일흔한번째 당근메일:
생산성 뉴스레터

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  • [북리뷰] 나는 왜 항상 시간에 쫓길까
  • 자네, '되는 시간' 이 언제 인가?
[북리뷰] 나는 왜 항상 시간에 쫓길까

#생산성 북리뷰
최환진
우후! 책의 첫 장을 넘기면서 눈에 들어온 세네카의 금언 - "인간은 항상 시간이 모자란다고 불평을 하면서 마치 시간이 무한정 있는 것처럼 행동한다 - 이 책을 읽기 전부터 일상과 일에서 지금까지 어떻게 시간을 썼는지 많은 생각을 들었습니다. 금언 하나가 책도 읽기 전인데, 책에 대한 기대감을 엄청 높였네요. "생산성개선회의"에서 집필한 "나는 왜 항상 시간에 쫓길까"는 시간관리 전문가들의 노하우와 비법들을 정리한 책인데요.  저자들은 400가지의 시간관리 기술들 책에서 소개하고 있습니다. 모든 기술들이 일상과 일에서 필요한 것은 아니지만, 현재 시간 관리에 어려움이 있거나 좀 더 효율을 개선하고자 하는 분들에게는 좋은 참고가 될 것 같아서 소개합니다.

개인적으로도 일은 많고, 늘 시간은 부족한 상황에서 일의 우선순위를 정하고, 미리 설정한 타임블럭(time block) 내에 업무를 완료하기 위해서 많은 노력을 하고 있는데요. 책을 읽으면서 몇 가지 도움이 될 방법들을 찾을 수 있어서 책을 읽는 동안 많은 도움이 되었네요. 책 속에서 발견한 내용 중에 몇 가지를 소개하면 다음과 같습니다.

  
  1. 실제 소요시간을 써서 작업의 전체상을 살펴본다

다이어리나 캘린더, 혹은 할 일 목록에 있는 일을 일단 시작하고 진행하다 보면 일을 끝마칠 때까지 중단 없이 진행되면 좋은데 현실은 그렇지 않습니다. 누군가 찾아와서 업무를 부탁하거나, 전화를 받거나, 회의가 있어 급하게 회의에 참석해야 하는 일들이 있습니다. 이렇다 보니, 일을 하기는 했지만 원래 계획보다 늦어지거나 당일에 일을 마치지 못해서 다음날이 돼서야 일을 마치는 경우도 있습니다. 계획이 계획대로 진행되지 않는 상황이라면, 무리하게 계획대로 일을 밀고 나가기보다 먼저 실제로 일이 어떻게 어느 정도 시간으로 진행되었는지 기록해두는 것이 필요합니다. 이런 과정을 통해 일의 전체 진행 상황을 파악할 수 있고, 다른 일정이나 업무들을 조정할 수 있는 근거를 확보할 수 있다는 점에서 일의 수행을 기록하는 습관을 가져보면 좋을 것 같습니다.


  1. ‘언제까지 할 것인가’보다는 ‘언제부터 할 것인가'를 정한다

일을 하다 보면, 일이 “언제 끝나지” 혹은 “언제까지 해야 하지” 확인하는 일이 종종 있는데요. 일의 결과가 나와야 하는 일자라 무척 신경이 쓰이는 것은 사실입니다. 그런데, 끝만큼 잘 챙겨야 하는 것이 “시작”입니다. 생산성을 높이기 위해서는 일을 빠르게 시작하고, 시작에 집중하는 것이 유효합니다. 이런 점에서 일을 맡고 실행해야 한다면, “언제부터 할 것인지” 시작의 기준점을 빠르게 설정하고 의식하는 일이 남보다 먼저 빠르게 일의 “끝”에 도달하는 지름길이 될 것입니다.


  1. 한 주의 일정은 그 전 주에 세운다

주간 일정은 한 주전에 세우는 것이 좋습니다. 저의 경우, 캘린더에 일정들을 기록해두고, 한 주의 마지막(보통은 일요일)에 다음 주 일정들을 다시 확인하거나 추가 일정 등을 등록해두는데요. 이런 과정을 통해 일정의 누락이나 변경 등에 빠르게 대처할 수 있었습니다. 특히, 일정을 살펴보면서 일정에서 논의할 주제나 내용, 혹은 협의 어젠다 등을 조금씩 정리해두면 당일 회의나 미팅 일정 등에 좀 더 효과적인 대응이 가능하다는 점에서 한 주 전의 계획은 유용합니다.


  1. ‘되도록 빨리'는 업무 효율을 떨어 뜨린다

오랜 기간 일과 업무를 하면서 제가 터득한 초식은 “일에는 그만의 절대 시간이 필요하다”입니다. 하나의 일이 잘 진행되기 위해서는 여러 가지 상황과 준비들이 갖추어져야 하는데, 이 중에서 몇 가지만 부족해도 일이 되지 않더군요. 이런 점들을 고려할 때, 서두르기보다 기다리거나 일의 진척상황을 보면서 유연하게 시간을 충분히 갖고 일에 대응하는 것이 성과가 더 나은 경우가 많았습니다. 모두가 서두른다고 나도 서두르기보다, 일의 양상을 보고 서두를지, 기다릴지, 속도를 낼지 좀 더 여유를 갖고 판단하는 것이 업무 효율을 높이는데 큰 도움이 될 것입니다.    


  1. 메일 작성에 3분 이상 걸릴 때는 구두나 전화를 이용한다

요즘은 카톡이나 메신저, 메일 등의 활용이 많아져서인지 문자(테스트) 기반의 커뮤니케이션을 선호하는데요. 업무나 일에 있어서 설명이나 의견을 청취하거나 정확히 일의 내용이나 진행을 파악해야 한다면 텍스트만으로는 충분하지 않습니다. 저 역시 메일이나 카톡으로 커뮤니케이션하는 동안 텍스트의 내용만으로는 알 수 없거나 이해할 수 없는 경우, 바로 전화를 하거나 구두로 문의하는 경우가 많은데요. 이 경우, 길게 메일을 쓰거나 수많은 카톡 메시지를 주고받은 것보다 10배는 더 효과적이었던 것 같습니다. 전화나 구두 대화가 모두에게 편하지는 않지만, 텍스트만으로 전달할 수 없다면 보다 효과적인 커뮤니케이션 방식을 선택하고 활용하는 것이 생산성을 높이는데 큰 도움이 되는 것 같네요.

책을 읽으면서 시간이 부족하다면, 시간을 활용하는 방식에 뭔가 누수의 원인들이 곳곳에 숨어있지 않을까 생각되는데요.  이 책을 읽으면서 여러가지 가능성을 알게되었고, 몇몇 곳은 방수공사를 통해 누수를 막는데 성공했답니다. 위에서 소개한 내용들도 방수공사에 아주 유용했네요. 위의 내용들 이외에 책에서는 더 많은 방법들을 짧지만, 임팩트 있는 내용으로 소개하고 있습니다. 좀더 나은 나만의 시간관리 방식을 찾고 계신다면, 이 책에서 좋은 힌트들을 찾으실 수 있을 것으로 기대합니다.
      생산성 꿀팁 당근메일 혼자 보지 마세요~ 🙅🏻‍♀️
       같이보세요~ 아셨죠? 😊👍🏻
      자네, '되는 시간' 이 언제 인가?

      #생산성 도구
      진대연
        위드 코로나와 함께 약속의 시간이 점점 다가오고 있습니다. 코로나 끝나고 밥 한 끼 차 한 잔 하자는 약속을 모두 지켜가려면 2022년은 약속의 한해로 가득 채워야 할지 모릅니다. 그런데 사실 누군가를 만나는 것보다 힘든 것은 약속 날짜를 정하는 일이 아닐까요? 정신없이 바쁜 스케줄 속에서 서로가 딱 맞는 한 시간을 만들어내는 것이 점점 어려워지는 것 같습니다.

        내 스케줄을 확인하고, 상대방에게 전달하고, 상대방 역시 본인 일정을 확인하고, 나에게 전달하고... 2-3번 만에 끝났다면 매우 성공적입니다. 그러나 어렵게 정한 약속도 사정에 따라 바뀌기도 하기에 한 번 어긋나고 나면 다시 일정 잡는 건 두 배 이상으로 힘들어집니다. 어쩌다 한 번씩 약속 일정을 정한다면 괜찮을지 모르지만 매주 미팅 약속을 정해야 하는 영업 담당자분들이라면 이 과정이 여간 스트레스받는 일이 아닐 수 없습니다.

        다행히도 이러한 번거로움을 해결하기 위한 다양한 서비스들이 출시되었습니다. AI 기반의 스케쥴러 서비스도 있지만 가장 일반적으로 많이 사용되는 서비스는 캘린더 연동 서비스입니다. 본인이 사용하고 있는 캘린더 서비스와 스케줄러를 연동하여 자동으로 빈자를 상대방에게 옵션으로 제공하는 대표적인 몇 가지 서비스들이 있는데요. 그중 가장 많이 사용되는 서비스는 바로 Calendly 입니다.

        Calendly 는 구글 캘린더 또는 아웃룩 캘린더와 연동해서 사용할 수 있고 무엇보다 하나의 캘린더를 연동할 때에는 무료로 사용할 수 있다는 것이 가장 큰 장점입니다. 몇 가지 간단한 세팅 과정을 거치면 나만의 스케줄 비서 랜딩 페이지가 생성되어 상대방에게 나의 고유 스케줄 링크를 전달하고 손쉽게 약속 일정을 정할 수 있습니다. 또한, 다른 서비스들과의 연동도 쉬워 CRM 툴 또는 Zapier 와 같은 자동화 툴과도 연동됩니다. 이들을 적절히 활용하면 단순히 약속을 잡는 것을 넘어 편리한 자동화 프로세스를 만들 수 있습니다.

        Calendly 에 맞서 새롭게 출시한 서비스 중 주목받는 서비스는 바로 SavvyCal 입니다. Calendly 가 내 캘린더의 빈 시간을 선택할 수 있도록 돕는다면, SavvyCal 은 빈 시간을 선택하는 상대방 역시 Overlay my calendar 기능을 이용하여 본인의 캘린더를 함께 표시할 수 있어 더욱더 손쉽게 모두가 가능한 빈 시간을 확인할 수 있습니다. Calendly 에 비해 UI/UX 적으로 더 신경 쓴 느낌을 줍니다. 단점이라면 더 신경 쓴 만큼 가격이 더 비싸다는 점이죠.

        두 서비스 외에도 Youcanbook.me, Meetingbird, X.ai 등등의 서비스들이 있지만 이러한 서비스들의 공통적인 불만이 있는데요, 바로 한글을 지원하지 않는다는 점입니다. 이 때문에 영어가 익숙하지 않은 분들이라면 각 세팅의 의미를 파악하는 데에 꽤 어려움을 느끼게 됩니다. 그럭저럭 세팅을 마쳤다고 하더라도 상대방에게 보여주는 스케줄 랜딩 페이지 역시 영문 페이지로 표시되기 때문에 상대방에게도 괜한 불편함을 끼치게 됩니다. 그래서 가끔은 상대방이 스케줄을 잡는 데 어려움을 느끼는 경우도 발생합니다.

        언어적 불편함에도 불구하고 그래도 이만한 스케줄 잡기 솔루션이 없었기에 울며 겨자 먹기로 사용해왔었는데, 드디어 국산 캘린더 스케줄러를 발견하였습니다. 바로 [되는 시간]입니다. 되는 시간은 국내 서비스인 만큼, 구글, 애플, 아웃룩뿐만 아니라 네이버 캘린더 연동을 추가로 지원합니다. 네이버 캘린더를 주로 사용하시는 분들이라면 '되는 시간'은 선택이 아닌 필수 스케줄러가 되겠군요. 모든 메뉴가 한글화되어 있어 세팅도 편리하고, 상세 세팅 메뉴에 대한 설명도 이미지로 잘 표현되어 있어 쉽게 이해하고 세팅할 수 있습니다. 물론 상대방에게도 모든 메뉴가 쉬운 한글로 표시됩니다.
        본인만의 랜딩 페이지를 쉽게 만들 수 있고, 회사라면 회사 로고도 함께 스케줄 랜딩 페이지에 함께 표시할 수 있습니다. 또한 미팅의 목적과 시간 간격에 따라 멀티 스케줄을 등록하는 것도 가능합니다. 무엇보다도 마음에 드는 부분은 스케줄 페이지를 통해 예약을 진행하는 경우, 예약 확정시 카카오톡 또는 문자 확인 메시지를 전달할 수 있다는 점입니다. 기존의 외산(?) 소프트웨어의 경우 이메일만 지원되거나 Zapier 등을 연동하여 번거로운 추가 작업을 거쳐야 하는데, 되는 시간은 자체적으로 문자 혹은 카카오톡으로 스케줄 확정/변경/취소 내용 전달하기 옵션을 가지고 있어 예약 확인 정보를 보다 명확하게 전달할 수 있습니다. 또한, 부득이 예약 취소가 필요한 경우에는 전달된 문자 또는 이메일 내의 취소 링크를 선택하여 취소도 가능합니다.
        또한, 각각의 세팅 메뉴에 대한 이해를 쉽게 할 수 있도록 관련 이미지 설명 및 한글 튜토리얼 메뉴도 포함되어 있어 누구나 손쉽게 자신의 스케줄 비서를 만들 수 있습니다. 미팅이 잦은 영업 담당자, 프리랜서 또는 컨설팅 업무를 하시는 분이라면 미팅을 잡는 신세계가 되실 것이 분명합니다. 개인이 아닌 기업에서는 서비스 예약, 상담 예약, 방문 예약 등의 다양한 용도로 사용도 가능합니다. 현재 무료로 사용 가능하며 앞으로 가격정책들이 정해지는 것으로 알고 있습니다. 가격 역시 현지 사정에 맞는 적절한 가격으로 출시되기를 기대합니다.

        되는 시간을 비롯하여 잔디(Jandi), 스윗(Swit) 등 국내에서 개발되어 세계로 뻗어 나가는 생산성 프로덕트 기업들이 점점 늘어나고 있습니다. 생산성 뉴스레터를 운영하는 입장에서 정말 반가운 일이 아닐 수 없는데요. 깐깐한 한국 소비자의 입맛에 맞는 서비스가 만들어지면서 자연스럽게 세계 속에 먹히는 K-생산성 앱 시대 역시 조심스레 기대해봅니다.

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