우리의 머릿속은 복잡합니다. 하루에도 수 없이 많은 업무 요청이 들어오고, 우유 사오기(Remember the milk)로 대표되는 까먹지 말아야 하는 목록도 점점 늘어납니다. 동시에 책 읽기, 맛집가기 등 내가 하고 싶은 일들도 순간순간 머릿속에 떠오르죠. 이 모든 것들을 머릿속에 담고 다니다 보니 어른이 될 수록 머리는 지끈지끈해지는 것 같습니다.

이러한 지끈지끈한 머릿속을 덜어내기 위해 우리가 가장 먼저 한 것은 해야 할일 목록을 만드는 것이였습니다. 처음엔 작은 메모장을 준비했고, 플래너에 적기도 하다가, 스마트폰으로 넘어오면서 다양한 할일 관리 애플리케이션을 사용하기 시작했습니다. 그런데 그렇다고 우리의 머릿속이 완전히 개운해진것은 아닙니다. 왜냐하면 덕분에 할일들은 끊임 없이 늘어났기 때문이죠. 너무 많아져 헷갈리는 할일들을 위해 우리는 카테고리마다 추가 목록을 만들어 관리하기 시작했습니다. 그러나 목록이 많아질 수록 내가 집중해야 할 일이 무엇인지 헷갈리기 시작했습니다.

그래서 다음으로 우리가 한 것은 우선순위를 만들어 관리하는 것이였습니다. 매번 목록을 훑어보고, 그 중 중요한 일들을 체크하기 시작했습니다. 중요도를 체크하거나 Flag 혹은 별표를 표시해서 가장 중요한 일들을 먼저 체크하고 관리하기 시작했습니다. 그런데 이상하게도 중요한 일들보다는 중요하지 않은 자잘한 일들이 더 눈에 들어옵니다. 이 할일들을 하나라도 더 많이 해치우고 싶은 욕망에 당장 처리하기 쉬운 자잘한 업무들 부터 해치우기 시작합니다. 마치 공부하기 전에 책상정리하는 것 처럼 말이죠. 그렇게 자잘한 일들을 모두 해치우고 나니 뭔가 마음의 평화가 온것 같지만 정작 별표 표시한 가장 중요한 일은 목록에 그대로 남아 있습니다. 내일은 개운한 마음으로 중요한 일부터 하기로 마음먹지만 인생이 그렇게 호락호락하지 않습니다.

여러 업무들이 쌓여갈 수록 우리는 스트레스를 받기 시작합니다. 사실 그 중에는 중요하지 않은 일도 있고, 지금 신경쓰지 않아도 되는 일들이 있습니다. 그럼에도 왜인지 모르게 그 목록에 압도되어버리곤 합니다. 뭔가 마음의 평화를 얻기 위한 대책이 필요합니다. 결국 수 많은 할일관리 도구들을 돌아다니며 노력해보지만 여전히 정착하지 못하는데에는 여전히 뭔가 풀리지 않는 무언가가 있는 것 같습니다. 공감되시나요? 저 역시 이러한 시행착오를 반복해왔고, 이제야 어느정도 그 이유를 알아가며 마음의 평화를 조금씩 얻어가고 있습니다. 그래서 이번주 부터 몇 주간 마음의 평화를 얻는 할일관리 방법에 대해 연재해보려고 합니다.

오늘은 '첫번째로 프로젝트와 태스크를 구분하라' 라는 주제로 시작하려고 합니다. 프로젝트와 태스크는 어떻게 다른가요? 여기서 말하는 프로젝트는 회사에서 진행하는 대규모 프로젝트와는 조금 차이가 있습니다. 개인의 업무에서 잘게 쪼갤 수 있느냐 없느냐로 구분하는 개념으로서의 프로젝트로, GTD로 잘 알려진 David Allen 이 최초로 제안한 개념입니다.

David Allen 은 쏟아져나오는 일들로 인해서 복잡한 머릿속을 해결하기 위해 Inbox 라는 개념을 도입하였습니다. 머릿속에 할일들을 담아두며 스트레스 받지 말고, 일단 Inbox 에 모두 집어넣으라고 말합니다. 그리고 이 Inbox 에 들어간 모든 것들은 GTD 시스템에 의해 자동으로 업무가 처리될 것이니 지금은 걱정하지 않아도 됩니다. 뭔가 머리가 맑아지는 듯 한 기분입니다.

이제 GTD 시스템을 시작합니다. GTD 시스템은 Inbox에 있는 일들을 하나씩 꺼내어 처리하기 시작합니다. GTD 시스템의 특징은 우선순위를 고려하지 않는 것입니다. 닥치는대로 일을 처리해가는 시스템입니다. 인박스에 들어온 것들은 먼저 업무인지 아닌지로 구분됩니다. 업무가 아닌 경우에는 레퍼런스로 저장하거나, 버리거나, 언젠가 할일 목록으로 이동시킵니다. 그리고 액션이 가능한 업무로 분류된 경우에는 2분안에 이 일을 끝낼 수 있는지를 판단합니다. 2분안에 끝낼 수 있다면 바로 해치워버리고 그렇지 않다면 일을 위임하거나, 다음 할일로 쪼개어 관리합니다. 잘게 쪼개진 할일들은 적절한 시점에 마치 기계처럼 해치워 버리면 됩니다.