지금까지 많은 사람에게 사랑받아온 2가지 할 일 관리 방법이 있습니다. 하나는 성공하는 사람들의 7가지 습관의 저자 스티븐 코비의 '중요한 것을 먼저 하기' 이며, 또 다른 하나는 '끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기'의 저자인 데이비드 앨런의 GTD(Getting Things Done) 입니다. 저 역시 두 책을 곱씹으며 수십번을 읽고 실천했으나 생각처럼 잘 안되는 경우가 많았는데요. 여러 방법으로 안 되는 이유를 고민해보고 정리해가면서 조금은 원인을 발견하기 시작했습니다. 그래서 오늘은 같은 고민을 하는 혹은 했을 여러분들을 위해 그 이야기를 나눠보려고 합니다.

먼저 '중요한 것을 먼저 하기'에 대해 이야기해 봅시다. 중요한 것을 먼저 하기 위해 우리는 무엇이 중요한지를 알아야 합니다. 이를 위한 방법으로 스티븐 코비는 아이젠하워가 사용한 시간 관리 매트릭스를 제안하였습니다. 중요하고 급한 것, 중요하지만 급하지 않은 것, 중요하지 않지만 급한 것, 중요하지 않으면서 급하지 않은 것과 같이 4가지로 업무를 구분하여 중요한 일을 먼저 하도록 제안한 것입니다.

그런데 여기에는 문제가 있었는데요. 중요한 일을 하는 동안에도 끊임없이 중요하지 않은 일들이 머릿속에 떠오른다는 것입니다. 이 일 했었나? 아 맞다 저일 깜빡했네. 잠깐 이 일 먼저 끝내고 할까? 라는 생각이 계속 들면서 중요 한 일에 집중하는 것을 끊임없이 방해하는 것이죠. 이 때문에 결국 하던 중요한 일을 멈추고 중요하지 않은 일을 먼저 하기도 합니다. 결국 그 어떤 일도 제대로 끝내지 못하는 상황이 발생하게 되죠. 이는 사실 전에도 언급한 자이가르닉 효과 때문입니다. 일명 첫사랑 효과로 끝나지 않은 일을 잊지 못하는 뇌의 현상을 말하는데요. 덕분에 우리는 중요한 일에만 온전히 집중하는 것이 좀처럼 쉽지 않습니다.

데이비드 앨런 역시 같은 고민을 했던 것 같습니다. 중요한 일을 먼저 끝내고 싶지만, 머릿속에서 계속 떠오르는 일들 때문에 집중이 어려울 뿐만 아니라 다른 사람으로부터의 지속적인 업무 요청도 발생하는 현실에 우선순위를 먼저 하는 것은 어쩌면 불가능한 일이 아닌가 하는 문제를 제기한 것입니다. 그래서 그는 이런 일들을 일종의 프로세스를 만들어 한 번에 처리하는 방식을 고민했습니다. 그중 그의 책의 가장 핵심 아이디어는 바로 INBOX입니다. 일단 머릿속에 떠오르는 일이든 외부의 요청이든 지금 하고 있는 일에 방해받지 않도록 INBOX에 모두 집어넣으라는 것입니다. 그리고 매일 시간을 내어 INBOX를 정리하고 업무를 분류하여 기계처럼 일을 해치우기만 하면 됩니다.