Vol.23 : Amazon이 앞서가는 이유, 기록의 힘!

Amazon이 앞서가는 이유, 기록의 힘!

기록의 힘 : 생각의 연결과 확장
Amazon 경쟁력의 비밀 : 6페이지 메모의 힘
기록 문화의 확산 : 원페이지 협업툴의 성장 배경
재택근무 시 기록의 힘 : 콜라비팀 사례

안녕하세요. 콜라비팀 마케터 아리입니다. 코로나19의 확산으로 기업의 새로운 대책 마련에 도움을 드리고자 지난주는 재택근무 리포트를 보내드렸는데요. 많은 도움이 되셨는지 모르겠습니다. 오늘은 재택근무 리포트에서도 강조되었던 문서화, 기록에 대해 깊이 짚어보고자 합니다. 최근 '기록의 쓸모' 라는 책을 읽으면서 기록의 힘에 대해 다시 생각해보게 되었는데요. 이번 뉴스레터를 위해 사례를 조사 하면서 많은 기업들이 기록의 힘을 최대로 발휘하기 위해 다양한 기록 문화를 시도하고 있다는 사실도 알게 되었습니다. 업무의 생산성을 높일 수 있는 가장 큰 열쇠가 되고 있는 '기록'에 대해 지금부터 알아보고자 합니다.

1. 기록의 힘 : 생각의 연결과 확장

“모든 기록은 연결되어 ‘생각의 고리’가 됩니다. 5년 전 기록이 오늘의 기록과 결합해 새로운 의미를 낳고, 저의 기록이 누군가의 기록과 이어져 더 나은 생각이 되기도 합니다. 영감을 기록하고 공유하는 일은 저라는 사람을 깊고 넓게 확장시켰습니다." (기록의 쓸모, 이승희)

인간은 구술 문화에서 기록 문화로 이동했습니다. 아주 옛날부터 고대의 동굴암 벽화, 돌조각을 거쳐 상형문자로 생각을 기록, 후에는 종이에 글자를 기록하고 지금은 이메일과 트위터에 각자의 기록을 남기면서 시공간을 넘는 '생각의 공유'가 이뤄지고 있죠. 고대에 새겨진 벽화는 현시대와 고대를 잇는 연결 고리가 되고, 조선 시대의 기록은 현 시대에 일어나는 일을 새롭게 조망하는 관점이 되기도 합니다. 동료와 주고 받는 이메일을 통해, 업무적 자극이 활발해지고 트위터를 통해서는 전세계의 상황을 인지할 수도 있는데요. 결국 '기록'은 남겨진 후, 도달하는 사람에게 새로운 자극과 의미가 된다고 생각됩니다. 기록의 쓸모 저자 이승희씨가 말하는 것처럼 사람을 깊고 넓게 확장시키는 힘이 됩니다.

2. Amazon 경쟁력의 비밀 : 6페이지 메모의 힘

이렇듯 공유를 통해 사고의 확장을 일으키는 '기록' 문화는 업무 생산성을 향상하는 중요한 수단이 되는데요. 대부분의 기업은 간략하게 기록한 PPT를 통해 업무 현황과 아이디어를 공유하고 있습니다. 그러나 기록의 힘을 일찍이 인지한 글로벌 기업들은 조금 다른 방식으로 기록하고 있습니다. 애플, 페이스북, 아마존은 오래 전부터 '제로 PPT' 정책을 고수해왔는데요. 이들이 '제로 PPT'를 선언한 이유는 딱 한 가지입니다. 디자인이나 형식에 치우친 PPT가 오히려 기업의 생산성을 떨어뜨리기 때문인데요. PPT는 본질적인 내용보다는 그래픽이나 보여지는 부분에 치중하게 되어 생각의 흐름을 온전히 공유할 수 없다는 점이 가장 큰 단점입니다. 이를 보완하기 위해 아마존은 불필요한 업무와 형식을 최소화하기 위한 '6쪽짜리 메모' 문화를 만들었습니다. 아마존에서는 회의를 시작하기 약 30분 전, 워드를 통해 작성된 6쪽짜리 메모를 공유합니다. 메모에는 목차나 화살표도 없으며 완전한 문장으로만 구성되어 있는데요. 이 줄글을 통해 자신의 생각과 질문을 정리한 후 회의를 시작합니다. 이 정책을 통해 우리가 새롭게 생각해야 할 부분이 있습니다. 기록에도 다양한 방식이 있고, 상황에 따라 어떤 방식으로 하는지가 기록의 힘을 새롭게 정의한다는 부분이죠.

3. 기록 문화의 확산 : 원페이지 협업툴의 성장 배경

기록의 힘은 실리콘 밸리의 협업툴에도 영향을 미치게 됩니다. 노션, 큅, 슬라이트, 드롭박스 페이퍼 같은 원페이지 협업툴이 등장하면서 업무 내용을 원페이지에 기록하는 트렌드가 나타났습니다. 이 시기에 콜라비도 아시아의 유일한 원페이지 협업툴로 등장했는데요. 이 협업툴들의 가장 큰 공통점은 동료들과 페이지 기반으로 자유롭게 노트, 파일, 의견 등 모든 생각의 흐름을 유려하게 기록할 수 있다는 점입니다. 기록을 남기는 사람도 어떤 형식에 얽매이지 않고, 기록을 공유 받는 사람도 형식에 갇혀 이해하지 않습니다. 이로 인해, 생각은 더욱 확장되고 자유로운 의견 피드백이 가능하게 되면서 좋은 아이디어가 공유되고 업무 효율도 더욱 높아지고 있습니다. 또한, 기록을 통해 업무에 관련된 배경과 맥락이 풍부하게 정리되다보니 불필요한 커뮤니케이션이 줄어들고 협업의 효율도 올릴수 있다는 것이 원페이지 협업툴의 특징입니다.

4. 재택 근무 시 기록의 힘 : 콜라비팀 사례

최근 다시 코로나19로 인해 재택근무가 확산되면서 가시성 확보를 위해 문서로 업무 내역을 기록하는 것에 대한 중요성이 커지고 있습니다. 재택근무를 시행하고 있는 콜라비팀에서는 협업툴 콜라비와 콜라비 메신저를 이용해 기록을 기반으로 업무를 진행하고 있습니다. 상단의 이미지처럼 언택트 환경에서 콜라비 메신저를 통해 의견을 주고 받지만 히스토리 관리나 기록이 필요한 내용들은 협업툴 콜라비의 이슈 페이지로 전환하여 기록을 남기고 있습니다. 한번 남겨진 기록 위에 할 일을 주고 받고 일정과 파일을 공유하면서 효과적으로 협업을 진행하고 있습니다. 모든 진행 상황이 기록으로 남다보니 동료에게 메신저로 업무의 진행상황을 물어보는 불필요한 커뮤니케이션 비용도 사라졌습니다.

이렇게 공유된 '기록'을 기반으로 회의를 하거나 커뮤니케이션을 진행하다 보니 오히려 생각의 공유가 더 활발해졌습니다. 구독자 여러분들도 비대면 상황에서 '기록'이라는 다리를 통해 좀 더 효과적으로 협업해보시면 어떨까요?

[웨비나 소식]