슬기로운 직장생활 팁을 공유해 주는 한 예능 프로그램 <오피스 빌런>에서 소개되었던 사례인데요, '콜포비아(전화 공포증)'가 있는 신입사원을 놓고 '빌런' 여부에 대한 설전을 펼치고 있습니다.

소개된 사연 속 신입사원은 자신의 전화기가 울려도 전화를 받지 않았고, 결국 업무 전화를 대신 받은 직장 상사가 스트레스를 받는 상황이 펼쳐집니다. 여러분들은 이런 상황에서 어떤 입장인가요?🧐

지난해 한 구직업체가 MZ세대 2,735명을 대상으로 관련 설문조사를 진행했는데요, 전체 응답자 중 29.9%에 해당하는 비율이 '콜포비아' 증상을 겪고 있는 것으로 나타났습니다. 이들이 어려움을 느끼는 이유는 생각을 정리할 틈 없이 바로 대답해야 해서(59.1%), 생각한 바를 제대로 말하지 못할까 걱정돼서(53.8%), 문자·메신저 등 텍스트 소통에 익숙해져서(46.6%), 할 말이 없을 때 침묵이 불안해서(29.2%)가 주요 원인으로 꼽혔다고 합니다.

젊은 세대의 콜포비아 증상이 깊어지고 있는 이유는 모바일 기기를 이용한 비대면 상황에 익숙해 음성을 통한 소통을 어렵게 느끼기 때문입니다.

이 때문에 기업들마저 신입사원의 콜포비아 증상 때문에 고민이 깊어, 신입사원을 대상으로 전화 매뉴얼을 만들어 교육하는 자리까지 마련하고 있다고 합니다.

이번 레터에서는 아직 전화 업무가 어렵고 익숙하지 않은 직장인분들을 위해 준비했습니다.🤗

1. 준비하기 ✅

전화해야 할 상대방의 소속과 직급, 성명을 미리 확인합니다. 또한 전달해야 하는 내용을 미리 정리하여 메모하고 통화가 적절한 시간인지 판단합니다. 점심시간이나 출근 전, 퇴근 후에는 가급적 업무 전화는 하지 않는 것이 좋습니다.

2. 전화를 걸 때 📲

통화가 연결되었을 때는 인사와 함께 자신의 회사명과 소속 부서, 이름을 말한 후 미리 적어두었던 메모를 활용해 용건을 명확하고 간결하게 전달해 주세요. 만약 통화할 때 상대가 아닌 다른 사람이 전화를 받았다면 자신의 이름과 소속, 연락처를 알려주고 메모를 부탁해 주세요.

3. 전화를 받을 때 📞

전화 통화는 개인이나 회사의 이미지에 많은 영향을 미칩니다. 따라서 정중하고 생기 있게 받는 것이 중요합니다. 간단한 인사말과 함께 소속 부서와 자신의 이름을 제대로 밝혀야 합니다. 또한 전화벨은 세 번 이상 울리기 전에 받는 것이 좋습니다.

4. 대신 전화를 받을 때 🤔

담당자가 부재중일 경우, 대신 전화 받았음을 알리고 발신자가 누구인지, 무슨 내용으로 전화를 걸었는지 확인하여 메모를 남겨둡니다. 추가적으로 통화 가능 예상 시간을 알려주는 것도 좋은 방법입니다. 통화가 종료되면 전화 받은 사람과 전화한 사람의 정보와 용건을 정리한 메모를 해당 담당자의 자리에 놓아주세요.

5. 전화 내용 메모하기 📝

전화 통화 업무에는 펜과 메모지는 필수입니다. 업무상 필요한 내용이라면 무조건 메모해 두는 습관을 기르는 것이 중요합니다. 상대방의 소속이나 이름, 숫자, 시간, 기한 등을 필수로 적어둬야 실수를 예방할 수 있습니다. 전화를 끊기 전 상대방에게 메모한 내용에 대해 다시 한번 확인한 후, 전화를 끊은 후에 다시 한번 정리하여 공유될 수 있도록 합니다.

6. 잘 모르는 내용일 경우 ❓

전화를 받고 나서 정확히 잘 알지 못하는 업무 내용이라면, 반드시 발신자에게 양해를 구한 후 전화를 끊은 뒤 해당 담당자나 상사에게 공유하도록 합니다. 어떠한 문제로 연락했는지 공유하고 해당 답변 내용을 정리하여 바로 연락할 수 있도록 합니다.